Elektronik Belge Yönetim Sistemi (E.B.Y.S.)

Dijital Arşiv & Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi; Kurum ve kuruluşların faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde yönetimini sağlayan sistem bütünlüğünü ifade etmektedir.

EBYS İle Amaçlanan Nedir?

EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

• Yazışmaların standartlaşması
  
• Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması
  
• Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi
  
• Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir

  EBYS İle Ne Yapılabilir?

• Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir.
  
• Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir.
  
• Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
  
• Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
  
• Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
  
• Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar.
  
• İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
  
• Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
  
• Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar, yetkilerine göre görev dağılımı yapar.
  
• E-imza ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanabilir.
  
• Mevzuatları ve genelgelerı takip etmeden 1800 e yakın standart dosya planına ait klasörü, programımızda mevcut bulacaksınız. Ayrıca bu standart kodlara sizler de yeni alt klasörler de ekleyebileceksiniz.
  

  Dijital Arşiv Programı

  

  Dijital Arşiv Nedir?

  Fizibilite çalışmaları sonucunda tanımlanan belge türleri doğrultusunda dokümanlarınızın dosyalanarak içindeki belgelerin tek tek taranıp dijital ortama aktarılması ve indekslenmesidir.

  
  
• Belgelerinize kolay erişim, dilediğiniz gibi kullanma, kopyalama, yayınlama.
  
• Birden fazla kullanıcının aynı anda bilgi edinmesi ve amaçları doğrultusunda kayıtları inceleyip kullanmasını sağlama.
  
• İşgücü verimini arttırıp, maliyetleri düşürme.
  
• Zaman ve yer kayıplarını önleme.